Belum banyak yang mengetahui bahwa disamping berbagai kemudahan dan kemajuan yang dicapai dalam penyelenggaraan pelayanan administrasi kependudukan, salah satu aspek penting yang dihasilkan dari pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil pelayanan adalah data kependudukan. Data ini terdiri dari data agregat yaitu kumpulan data tentang peristiwa kependudukan, peristiwa penting, jenis kelamin, kelompok usia, agama, pendidikan dan pekerjaan serta data pribadi yaitu data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat dan dijaga kebenarannya serta dilindungi kerahasiaannya
Data Kependudukan sesuai dengan pasal 58 UU No. 24 Tahun 2013 dimanfaatkan untuk: pertama, pelayanan publik antara lain untuk penerbitan surat izin mengemudi, izin usaha, pelayanan wajib pajak, pelayanan perbankan, pelayanan penerbitan sertifikat tanah, asuransi, jaminan kesehatan masyarakat, dan jaminan social. Kedua, perencanaan pembangunan seperti perencanaan pendidikan, kesehatan, perencanaan tenaga kerja, dan pengentasan kemiskinan. Ketiga, alokasi anggaran meliputi penentuan Dana Alokasi Umum (DAU) dan perhitungan potensi perpajakan. Keempat, pembangunan demokrasi, yaitu penyiapan Data Agregat Kependudukan per Kecamatan dan penyiapan data Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4) dan kelima, penegakan hukum dan pencegahan criminal digunakan untuk memudahkan pelacakan pelaku kriminal, mencegah perdagangan orang dan mencegah pengiriman tenaga kerja illegal.
Mekanisme akses pemanfaatan data kependudukan ini diatur dalam Permendagri Nomor 102 Tahun 2019 tentang Pemberian hak akses dan Pemanfaatan Data Kependudukan. Dalam Permendagri ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota oleh memiliki kewenangan untuk memfasilitasi proses pemanfaatan data kependudukan untuk Organisasi Perangkat Dearah dan Badan Hukum di level Kabupaten/Kota.
Proses pemberian akses ini terdiri dari ; Pertama, OPD/Badan Hukum mengirimkan surat permohonan kepada Dinas dukcapil Kabupaten/Kota. Kedua, Dinas Dukcapil Kabupaten/kota meneruskan surat permohonan kepada Dirjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri untuk diputuskan disetujui atau ditolak. Ketiga, Jika Dirjen Dukcapil menyetujui maka akan dikirimkan surat persetujuan kepada Kepala Dinas dukcapi Kabupaten/Kota. Keempat, berdasarkan surat persetujuan ini kemudian di susun Perjanjian Kerjasama (PKS) dan Petunjuk Teknis Pemanfaatan Data. Dalam tahap ini OPD/Badan harus menggunakan jaringan tertutup (VPN) untuk mengakses data. Kelima, Ditjen Dukcapil melakukan supervisi atas PKS dan Juknis, apabila sesuai maka diberikan hak akses yang prosesnya difasilitasi oleh Dinas dukcapil Kabupaten/Kota.
Selama tahun 2020, Dinas Dukcapil telah memfasilitasi 6 (enam) PKS Pemanfaatan data Kependudukan yaitu : Pertama, Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman (DPRKP) untuk verifikasi data penerima bantuan rehab rumah. Dengan menggunakan NIK dan Nomor KK sebagai alat verifikasi maka dapat dicegah kesalahan sasaran dan penerima bantuan. Kedua, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, yang menggunakan NIK dan KK sebagai verifikasi data guru PNS dan Non PNS. Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) untuk verifikasi dan validasi data pegawai. Dinas Kesehatan digunakan untuk verifikasi dan validasi dalam pelayanan di puskesmas. RSUD Muntilan untuk verifikasi dan validasi pasien serta Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) untuk verifikasi dan validasi data pengungsi dan penduduk Kawasan Rawan Bencana (KRB) dengan aplikasi Sistem Informasi Kebencanaan Kabupaten Magekang (SIKK). Pada Tahun 2021 Dinas Dukcapil menfasilitasi 4 (empat ) PKS dari OPD dan Badan Hukum yaitu : DINSOS PPKB & PPPA untuk verifikasi penerima bantuan sosial , RS Subanul wathon, RSUD Merah Putih dan PDAM Tirta Gemilang. Dengan PKS ini maka OPD dapat melakukan verifikasi dan validasi data penduduk Kabupaten Magelang untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
