Untuk mengajukan permohonan pada semua jenis layanan Epikir, pemohon tidak perlu login. Cukup masuk ke menu layanan yang dipilih, kemudian isi semua form tersedia. Pastikan baca panduan atau alur pengajuan terlebih dahulu pada bagian kanan form.
Pastikan nomor WhatsApp dan Email yang dimasukan sudah benar dan aktif. Kode token akan otomatis terkirim dalam beberapa waktu melalui WhatsApp dan Email. Akan ada waktu hitung mundur (10 menit) yang muncul di layar. Jika sampai waktu habis dan token belum terkirim, silahkan kirim ulang lagi atau bisa Refresh halaman dan isi form lagi dan ajukan kembali.
Jika terjadi kasus seperti itu, coba Refresh halaman dan input ulang data pada form kemudian ajukan lagi. Pastikan koneksi internet lancar dan stabil saat mengajukan permohonan. Disarankan untuk tidak memakai HP/Smartphone saat mengajukan. Gunakan komputer/laptop, untuk menghindari terjadinya kegagalan saat proses upload data.
Setelah memasukan kode token dan tekan tombol SIMPAN, akan muncul loading beberapa saat yang menandakan proses upload data. Selanjutnya jika berhasil tersimpan akan muncul notifikasi pada jendela layar yang berisi Data berhasil terkirim dan akan segera di tinjau oleh Admin. Jika hanya muncul loading terus menerus dalam waktu lama, atau setelah loading kemudian hilang. Bisa dipastikan saat proses upload data gagal dikarenakan beberapa faktor. Pastikan dokumen yang diupload sudah sesuai dengan ketentuan seperti format dokumen dan ukuran filenya. Pastikan juga koneksi internet stabil dan lancar. Guanakan laptop/komputer untuk mengajukan permohonan.
Setiap pengajuan permohonan akan melewati beberapa proses dari admin OPD. Pemohon akan mendapatkan notifikasi setiap proses yang dilakukan oleh admin. Notifikasi akan dikirim melalui WhatsApp dan Email yang dimasukkan saat mengisi form permohonan. Permohonan hanya diproses oleh admin pada hari jam kerja saja. Jadi pemohon hanya perlu menunggu sampai proses selesai. Nantinya dokumen surat keterangan/izin yang diminta akan dikirimkan juga melalui WhatsApp dan Email, karena sudah berbasis TTE sehingga dokumen bisa langung didownload. Pemohon tidak perlu mengambil langsung ke kantor.
Pengajuan bisa ditolak oleh admin jika ada data atau dokumen yang tidak sesuai dengan yang telah ditentukan. Saat pengajuan ditolak, pemohon akan mendapatkan notifikasi yang berisi keterangan kenapa pengajuan tersebut ditolak. Pemohon bisa melakukan revisi dokumen sesuai dengan keterangan yang ada. Revisi dapat dilakukan dengan masuk ke menu permohonan yang sebelumnya diajukan. Kemudian pilih tab menu PENGAJUAN REVISI. Masukan nomor revisi yang didapat pada pesan notifikasi di WhatsApp atau Email. Kemudian akan muncul form upload untuk dokumen yang perlu direvisi.
Sebelum mengajukan permohonan di klinik penelitian. Pemohon terlebih dahulu sudah mendapatkan surat keterangan penelitian yang didapat setelah mengajukan permohoan Surat Keterangan Penelitian pada menu Layanan. Karena pada form klinik penelitian, akan ada input Nomor Surat Keterangan Penelitian. Masukan nomor surat sesuai yang sudah kita dapat. Pilih jenis permohonan yang diinginkan untuk mendukung penelitian pemohon, kemudian isi keterangan yang lengkap. Akan ada input kode token sebelum permohonan dikirim. Kode token akan dikirimkan melalui nomor WhatsApp dan Email yang sudah kita inputkan saat mengajukan permohonan surat keterangan penelitian sebelumnya. Setelah permohonan klinik penelitian sudah masuk ke admin, pemohon akan dihubungi oleh admin untuk tindak lanjutnya.